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企业档案的一些管理制度

发布时间: 2016-04-16 23:30   613 次浏览

根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号方法;分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用;企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

常用的分类方法有:按产品型号分类;按设备型号分类;按科研课题分类;按工程项目分类;按专业性质分类;按组织机构分类;按时间分类。

档案编目与编制检索工具:要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录,要根据需要编制档案检索工具,并且进行档案著录工作,著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

档案保管:接收档案必须认真验收,并办理接交手续;存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找;底图除修改,送晒外,不得外借。修改后的底图入库,认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜;缩微胶片、照片、磁带等的保管:存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放;胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢,二氧化硫等有害气体和物理性污染地段,库房内应设有防火和空气调节设施,温度、湿度应符合规定的要求。要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,库藏档案因移交,作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

档案库房的一般要求:保存档案必须有专门的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;档案库房建设要列入企业基本建设计划,库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单;修改内容较小时,可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,采用“杠改”、“刮改”时应在修改处 标注“修改标记”;修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管;整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后,根据需要另行保管。

企业要根据国家利有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分******、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是:对企业有长远利用价值的档案应******保存;对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。