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企业档案管理需要注意事项

发布时间: 2016-04-16 23:28   606 次浏览
一、1999年以来,组建了一大批中央企业,许多企业由过去的主管部门管理,直接转变为由国家来管理。从档案工作上来讲,过去由很多个部委管理的大企业,脱钩以后直接和国家档案局建立了联系。中央企业基本上有五大类型。     
      1.由部委直接转成的:石化、石油、国电、国防,十大集团(如:航空、航天、兵器、船舶、核工业等);
  2.与部委脱钩的:电子信息、电信、远洋、钢铁、汽车制造(一汽、东风等);
  3.与军队、武警、政法机构脱钩的:新兴集团、保利、远东贸易等;
  4.与部委脱钩的大型科研单位:钢铁研究总院、冶金自动化研究所、机械科学研究院(具有相当实力的*********科研单位,并且转为企业)等;
  5.打破行业垄断以后分离出来的:民航、电力、电信等。
  总的来讲,中央企业的档案工作基础比较好,实力都很雄厚,而且档案工作上升得也很快,没有随着企业的改革或中央企业的组建而受到影响,反而通过强强联合,使档案工作也上升到一个新的台阶。
  
      二、通过企业进一步深化改革和加入世界贸易组织,对企业档案工作提出了一些新的问题。
  1.加入世界贸易组织以后,企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争,这就需要比以往更多的信息。我们工作的价值在企业的发展过程中体现的就越来越明显。因为一个科学的决策取决于信息的量和正确性,档案是企业信息整体的一个非常重要的部分,企业对档案的需求比过去更迫切了。
  2.随着现代化企业制度的建立,要求企业档案工作更加科学规范。现代企业制度是一个科学的管理制度,企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容,也就要求我们档案工作要适应现代企业制度的建立而规范。很多企业特别是外向型的企业还要注意本企业的档案工作要与国际惯例接轨,这也是随着企业面向世界、面向国际竞争,把档案工作带到了这样一个环境。
  3.企业活动的范围逐步扩展,企业产生的种类和数量激增,应该优化企业文件材料的收集范围。随着我国加入世界贸易组织,企业活动的范围逐步扩大,这是指国内外的范围扩大。过去中央企业很少有在境外设机构和企业的,现在大多数企业都有涉外机构;从企业自身的改革来看,过去企业只管生产,销售由国家来调控,现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化,档案形成的种类和数量也就越来越多。因此,如何优化企业文件材料的收集范围,使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求,这是企业档案工作者需要研究的一个课题。
  4.企业的法律事务增多,档案的凭证依据作用越来越显著。随着企业法律事务逐渐增多,档案的凭证作用也越来越凸现,档案具有的这一特性是其它文件不可替代的,因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中,很多是靠档案起了至关重要的作用,产生了可观的效益。
  5.市场竞争越来越激烈,要注意保护企业的知识产权档案(包括商业秘密档案),并发挥作用。一方面我们要注意档案的利用和开发;另一方面属于企业商业秘密的档案必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视,随着市场经济的建立,竞争的激烈,企业自己的商业秘密越来越重要。
  6.档案行政管理部门要加强对企业中“对国家和社会有保存价值的档案”的监管,这是符合《中华人民共和国档案法》的规定。现在也有一种说法,企业现在都走向市场了,不要管得那么多。实际上这不是管得多少的问题,该管的没管好也不行,不该管的瞎管更不行。现在企业逐渐走入市场,以“四自”为原则,在这一前提下,怎样对企业特别是中央企业中“对国家和社会有保存价值的档案”加强管理,确实是档案部门必须注意的问题。
  7.实行“走出去”的战略以后,更多的企业走出国门,企业档案部门要采取措施,加强驻外企业的档案管理。对境外的企业档案如何管理,国内的母公司对国外的子公司或分设机构的档案怎样进行管理,这方面也出现了一些问题,有一些企业由于没有管好档案,受到了严重的损失。我们司现在也在进行研究,起草了相关的文件,准备发布加强境外企业档案管理的一个通知。
  8.随着企业信息化建设的加速,企业电子文件的管理亟待解决。企业信息化建设的加速,对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。去年上半年,国家经贸委开了一个企业信息化建设的会议,吴邦国副总理有一个很重要的讲话,就讲到现在国家要求企业要搞跨越式发展,这一方面是从企业内部管理来讲,实行信息化管理有助于消除腐败,有助于提高效率,有助于增强企业的透明度;另一方面,从企业增强自身竞争能力来讲,必须要实行信息化。他讲了很多例子,包括国外公司与我们合作,首先要考察咱们的信息现代化建设,有没有各种网站及各种他适合的软件,另外国外的东西你能不能懂、能不能搞远程合作,这些软硬件条件都是竞争的因素。
  总的来讲,国家对企业的改革,给企业档案工作带来比较大的变化。一是由于中央企业的组建,我们的很多关系都变了,由过去属于政府机构下属的企业,变成了直接面向市场的主体企业,对档案工作是一个很大的影响,要摆脱过去那种行政机关式的管理,真正走向企业档案管理;二是随着企业改革的深化及我国加入世界贸易组织,给档案工作带来了一些新的问题。
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